Gönüllü Koordinatörü

Volunteer Coordinator

The Volunteer Coordinator is responsible for recruiting, planning, organizing, and coordinating the foundation’s volunteers and volunteering activities to ensure the smooth organization of our programs and events.  

This role requires excellent organizational and communication skills, as well as the ability to work effectively with a large and diverse group of people. The Volunteer Coordinator will work closely with other staff members to identify volunteer needs, develop volunteer job descriptions, and create a positive and rewarding experience for our volunteers. This includes communicating with all foundation personnel, committee members, and FYF volunteers to ensure all required action plans and volunteering pathways, timelines and roles are assigned and tracked in a timely manner.

This role is expected to carry out recruiting, assigning,​​ interviewing, supervising, training and  managing volunteers, scheduling volunteers for ongoing tasks as well as for staffing events. The volunteer coordinator also works on documentation preparations, and necessary equipment/supply planning and preparations, coordinating all stakeholders and keeping track of communication chains and action plans.

The Volunteer coordinator also works with the alumni subcommittee and team support subcommittee throughout the season to increase alumni and mentor engagement and volunteering.

This position requires a high level of flexibility, as the Volunteer Coordinator may need to work evenings and weekends to accommodate volunteer schedules and events. The successful candidate will have a passion for community service and a strong commitment to our organization’s mission and values. If you are a motivated and compassionate individual with a knack for organizing and inspiring others, we encourage you to apply for this rewarding position.

Responsibilities

• Works with and reports directly to FYF Management
• Develop a complete understanding of volunteer roles and needs required for each event and workflow throughout the year.
• Handle day-to-day volunteering activities throughout the year to maintain a sustainable community
• Communicate regularly with volunteers to provide support and feedback.
• Collaborate with staff to identify volunteer needs and opportunities.
• Keep all volunteer data organized and safe. 
• Train, help and support Event Volunteer coordinators (Who are also volunteers) to recruit, assign, inform, and train volunteers for each FYF Event in a timely manner.
• Works to recruit volunteers for all FYF Events (Regionals, Offseasons, Showcases, Fairs,…) and ensure volunteers follow the given code of conduct and event rules through the events.
• Ensures FYF volunteering standards are met and comply with all national and local regulations
• Create and maintain volunteer job descriptions.
• Develop and implement volunteer policies and procedures,ethical codes, communication methods, volunteering criterias, pathways and roles. Helps FYF staff and volunteers to comply with given standards.
• Work closely with FYF personnel, Committee members, and key volunteers on planning and executing all necessary training and assignments, and ensuring the provision of equipment, apparel, and material for all volunteers.
• Works with all necessary groups (FYF Corporate Relations Coordinator, FYF Operations Coordinator, venue coordinators, security, FYF Key volunteers) to help coordinate the event flow and safety needs at events.
• Plan, report, and assist operational needs such as arranging physical meeting space and/or preparing all necessary equipment (photocopies, name badges, registration paperwork, consent & release forms, walk-on forms, meals, transportation, etc.) for volunteer activities.
• Prepares necessary documentation like event information, foundation announcements, presentations, and presents reports regarding FYF volunteers, volunteering
• Keep track of meeting minutes and create schedules and action plans 
• Risk assessment throughout planning, and at events to ensure flawless communication and volunteer management.
• Analyze and improve organizational planning, process execution, and work to improve quality, productivity, and efficiency for volunteers and FYF for the entire organization.
• Ensure legal and regulatory volunteering documents are prepared and reported.
• Maintain confidentiality of volunteer personal information in compliance with relevant personal data protection laws such as KVKK in Türkiye and EDPR in the EU
• Offer solutions to resolve problems in a timely manner
• Provide ongoing support and recognition to volunteers. Assist volunteers to connect with FYF and help their application process if needed.
• Communicate with or assist event volunteer coordinators to communicate with all volunteers (assigned and unassigned) pre-event, during the event, and post-event
• Analyze and evaluate volunteering opportunities and increase alumni, mentor involvement.
• Monitor and evaluate volunteer performance. Maintain accurate records of volunteer hours and activities,
• Search for organizations and cooperation opportunities that FYF can apply for or manage to increase volunteer outreach.
• Arrange various events and projects that FYF volunteers can benefit from. such as organizing volunteer appreciation events and activities.
• Community outreach activities to increase FYF volunteers.
• Develop and maintain relationships with community organizations and partners.
• Represent Foundation to volunteering related organizations and activities (Such as Sivil Sesler, UGK(National(Türkiye) Volunteer Committee), UNV, etc.)
• Promote volunteer opportunities through various channels.Work with FYF staff to increase volunteer engagement through social media, website, emailers, and other communication channels
• Evaluate the effectiveness of volunteer programs and make improvements as needed.

Requirements

• Fluent/Native Turkish
• Moderate-Fluent English
• Excellent Teamwork skills.
• Excellent interpersonal and communication skills (written and oral)
• Strong ethics, procedures and diversity awareness and communication skills.
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information.
• Ability to supervise, manage, and evaluate volunteers
• Ability to remain focused as well as collaborate with others and work as a member of a team
• Ability to remain calm under pressure and maintain a customer-service mindset
• Critical thinking and problem-solving skills
• Multitasking skills
• Conflict resolution skills
• Ability to prioritize and respond quickly to changes.
• Experienced or capable in management, operations, and leadership.
• Understanding of policy, planning, and strategy.
• Ability to report, plan and proceed
• Understanding of necessary legal and regulatory documents.
• Ability to address problems and opportunities.
• Ability to develop and implement training programs.
• Strong leadership and motivational skills.
• Ability to create and maintain positive relationships with volunteers and staff.
• Experience with database management and record-keeping.
• Ability to adapt to changing needs and priorities.
• Outstanding organizational and time management skills
• Proficient use of technology – email, navigation of websites, online forms, spreadsheets
• Attention to details even under pressure
• Ability to work on various projects
• Physically active role, requires mobility
• Ability to travel and work extended hours.
• Understanding of FIRST Core Values

Desired (but not required) Experience:

• Prior FIRST Knowledge (Prior FIRST Relation such as Alumni, Volunteer etc. is preferred)

Gönüllü Koordinatörü

Gönüllü Koordinatörü, programlarımızın ve etkinliklerimizin sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak için gönüllülerin seçilmesinden, vakfın gönüllülerinin ve gönüllülük faaliyetlerinin planlanmasından, organize ve koordine edilmesinden sorumludur.

Bu rol, üstün organizasyon ve iletişim becerilerinin yanı sıra geniş ve çeşitli insan gruplarıyla etkili bir şekilde çalışma becerisi gerektirir. Gönüllü Koordinatörü, gönüllülerin ihtiyaçlarını belirlemek, gönüllü iş tanımları geliştirmek ve gönüllülerimiz için olumlu ve verimli bir deneyim yaratmak için diğer çalışanlarla yakından çalışacaktır. Bu kapsamda, tüm vakıf personeli, komite üyeleri ve FYF gönüllüleri ile iletişim kurarak gerekli tüm eylem planlarının yanı sıra gönüllülük yöntemleri, zaman çizelgeleri ve rollerin zamanında atanmasını ve takip edilmesini sağlayacaktır.

Gönüllülerin seçilmesi, atanması, mülakata alınması, denetlenmesi, eğitilmesi ve yönetilmesi, devam eden görevler için gönüllülerin planlanması ve etkinliklerde görevlendirilmesi bu rolden beklenmektedir. Gönüllü koordinatörü ayrıca dokümantasyon hazırlıkları ve gerekli ekipman/tedarik planlaması ve hazırlıkları üzerinde çalışır, tüm paydaşları koordine eder ve iletişim zincirlerini ve eylem planlarını takip eder.

Gönüllü Koordinatörü ayrıca sezon boyunca mezunlar alt komitesi ve takım destek alt komitesi ile çalışarak mezunlar ve mentörlerin katılımını ve gönüllü olmalarını artırmayı hedefler.

Bu pozisyon, gönüllülerin programlarına ve etkinliklerine uyum sağlamak için akşamları ve hafta sonları çalışmayı gerektirdiğinden yüksek düzeyde esneklik gerektirir. Başarılı adayın, topluma hizmet etme tutkusu ve vakfımızın misyonu ile değerlerine güçlü bir bağlılığı olmalıdır. Eğer başkalarını organize etme ve onlara ilham verme becerisine sahip, motive ve şefkatli bir bireyseniz, bu avantajlı pozisyona başvurmanızı öneririz.

Sorumluluklar

• FYF Yönetimi ile birlikte çalışır ve doğrudan FYF Yönetimine rapor verir
• Her etkinlik ve yıl boyunca iş akışı için gerekli olan gönüllü rolleri ve ihtiyaçlarını tam olarak anlamak.
• Yıl boyunca sürdürülebilir bir topluluk oluşturmak için günlük gönüllü faaliyetlerini yürütmek.
• Destek ve geri bildirim sağlamak için gönüllülerle düzenli olarak iletişim kurmak.
• Gönüllü ihtiyaçlarını ve fırsatlarını belirlemek için FYF personeli ile birlikte çalışmak.
• Tüm gönüllü verilerini düzenli ve güvenli tutmak. 
• Her FYF Etkinliği için zamanında gönüllü alımı, ataması, bilgilendirmesi ve eğitmi için Etkinlik Gönüllü Koordinatörlerini (Etkinlik Gönüllü Koordinatörleri de gönüllüdür) eğitmek, onlara yardımcı olmak ve desteklemek.
• Tüm FYF Etkinlikleri (Regionallar, Offseasonlar, Gösteriler, Fuarlar, vb.) için gönüllüleri bulmak ve gönüllülerin etkinlik boyunca etkinlik kurallarına ve davranış kurallarına uymalarını sağlamak.
• FYF gönüllü standartlarının karşılandığından ve tüm ulusal ve yerel düzenlemelere uygun olduğundan emin olmak
• Etkinlik akışını ve etkinliklerdeki güvenlik ihtiyaçlarını koordine etmeye yardımcı olmak için gerekli tüm gruplarla (FYF Kurumsal İlişkiler Koordinatörü, FYF Operasyon Koordinatörü, mekan koordinatörleri, güvenlik, FYF anahtar gönüllüleri) birlikte çalışmak.
• Gönüllü iş tanımları oluşturmak ve güncel tutmak.
• Gönüllü politikalarını ve prosedürlerini, etik kodları, iletişim yöntemlerini, gönüllülük kriterlerini, yollarını ve rollerini geliştirmek ve uygulamak. FYF personelinin ve gönüllülerin bu standartlara uymalarına yardımcı olmak.
• Gerekli tüm eğitim ve görevlendirmelerin planlanması ve yürütülmesinde; tüm gönüllüler için ekipman, kıyafet ve malzeme sağlanmasında FYF personeli, Komite üyeleri ve anahtar gönüllülerle yakından çalışmak.
• Gönüllü etkinlikleri için fiziksel toplantı alanının düzenlenmesi ve/veya gerekli tüm ekipmanın (fotokopiler, yaka kartları, kayıt evrakları, onay ve izin formları, katılım formları, yemekler, ulaşım, vb) hazırlanması gibi operasyonel ihtiyaçları planlar, raporlar ve asiste eder.
• Etkinlik bilgileri, vakıf duyuruları, sunumlar gibi gerekli belgeleri hazırlar. FYF gönüllüleri ve gönüllülük ile ilgili raporlar sunar.
• Toplantı kayıtlarını takip eder; program ve eylem planları oluşturur.
• Etkinliklerde kusursuz iletişim ve gönüllü yönetimi sağlamak için planlama boyunca ve etkinliklerde risk değerlendirmesi yapmak.
• Organizasyonel planlamayı ve süreç yürütmeyi analiz etmek ve iyileştirmek. Gönüllüler ve FYF organizasyonu için kaliteyi, üretkenliği ve verimliliği artırmak için çalışmalar yapmak.
• Yasal ve düzenleyici gönüllülük belgelerinin hazırlanmasını ve raporlanmasını sağlamak.
• Türkiye’deki Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve AB’deki European Data Protection Regulation (EDPR) gibi ilgili kişisel veri koruma kanunlarına uygun olarak gönüllülerin kişisel bilgilerinin gizliliğini korumak
• Sorunları zamanında çözmek için çözümler sunmak
• Gönüllülere sürekli destek ve takdir sağlamak. Gönüllülerin FYF ile bağlantı kurmalarına yardımcı olmak ve gerekirse başvuru süreçlerine yardımcı olmak.
• Etkinlik öncesi, etkinlik sırasında ve etkinlik sonrasında tüm gönüllülerle (atanmış ve atanmamış) iletişim kurmak için etkinlik gönüllü koordinatörleriyle iletişim kurmak veya onlara yardımcı olmak
• Gönüllülük fırsatlarını analiz etmek ve değerlendirmek. Mezunların ve mentörlerin gönüllülük faaliyetlerine katılımını artırmak.
• Gönüllülük performanslarını takip etmek ve değerlendirmek. Gönüllülük saatlerinin ve faaliyetlerinin doğru kayıtlarını tutmak.
• FYF’nin başvurabileceği veya gönüllü erişimini artırmak için işbirliği yapabileceği organizasyonlar ve işbirliği fırsatlarını araştırmak.
• FYF gönüllülerinin faydalanabileceği çeşitli etkinlikler ve projeler düzenlemek (Gönüllülerimize teşekkür etmek için etkinlikler ve faaliyetler gibi).
• FYF gönüllülerini artırmak için topluluk faaliyetleri düzenlemek.
• Toplumsal kuruluşlar ve ortaklarla ilişkiler geliştirmek ve sürdürmek.
• Gönüllülükle ilgili organizasyon ve faaliyetlerde Vakfı temsil etmek (Sivil Sesler, UGK (Ulusal (Türkiye) Gönüllü Komitesi), UNV, vb.)
• Sosyal medya, web sitesi, e-postalar ve diğer iletişim kanalları aracılığıyla gönüllü katılımını artırmak için FYF personeli ile birlikte çalışmak.
• Gönüllü programlarının etkinliğini değerlendirmek ve gerektiğinde iyileştirmeler yapmak.

 

Gereksinimler:

• Akıcı/Anadil seviyesinde Türkçe
• Orta seviyede-akıcı İngilizce
• Mükemmel takım çalışması becerileri
• Mükemmel kişiler arası iletişim ve yazılı/sözlü iletişim becerileri
• Güçlü etik değerler, prosedürler, çeşitlilik farkındalığı ve iletişim becerileri
• Gizliliği koruma ve hassas bilgileri yönetme becerisi
• Gönüllüleri denetleme, yönetme ve değerlendirme becerisi
• Odaklanmanın yanı sıra başkalarıyla işbirliği yapma ve bir ekibin üyesi olarak çalışma becerisi
• Baskı altında sakin kalabilme ve müşteri hizmetleri zihniyetini koruyabilme
• Eleştirel düşünme ve problem çözme becerileri
• Aynı anda birden fazla görevi yürütebilme becerisi
• Çatışma çözme becerileri
• Öncelik belirleyebilme ve değişikliklere hızlı yanıt verme yeteneği
• Yönetim, operasyonlar ve liderlik konusunda deneyim veya yetkinlik
• Politika, planlama ve strateji anlayışı.
• Raporlama, planlama ve süreç yürütme becerisi
• Gerekli yasal ve mevzuata ilişkin belgelerin anlaşılması.
• Sorunları ve fırsatları tespit etme becerisi.
• Eğitim programları geliştirme ve uygulama becerisi.
• Güçlü liderlik ve motivasyon becerileri.
• Gönüllüler ve personel ile olumlu ilişkiler kurma ve bu ilişkileri sürdürme becerisi.
• Veritabanı yönetimi ve kayıt tutma konusunda deneyim.
• Değişen ihtiyaçlara ve önceliklere uyum sağlama becerisi.
• Üstün organizasyon ve zaman yönetimi becerileri
• Yetkin teknoloji kullanımı – (e-posta, web sitelerinin navigasyonu, elektronik tablolar, online formlar)
• Baskı altında bile detaylara dikkat edebilmek
• Çeşitli projeler üzerinde çalışabilme becerisi
• Fiziksel olarak aktif bir roldür, hareketlilik gerektirir
• Seyahat edebilme ve uzun saatler çalışabilme.
• FIRST Temel Değerlerini anlamak

Tercih Edilen (ancak zorunlu olmayan) Deneyim:

FIRST Hakkında Önceden Bilgi Sahibi Olmak ( Mezun, Gönüllü vb. FIRST Bağlantısı tercih edilmektedir)